Cắt giảm 30% chi phí với thiết bị thông minh của chúng tôi

Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào giá mua khi mua thiết bị. Chế độ xem đó có thể ẩn phí giao hàng, công việc thiết lập, sửa chữa, sử dụng năng lượng, phụ tùng thay thế và thời gian ngừng hoạt động. Tôi đã thấy các đội chọn máy giá thấp và chi nhiều tiền hơn cho việc bảo trì trong vòng một năm. Một kế hoạch tốt hơn bắt đầu với toàn bộ chi phí sở hữu. Với việc kiểm tra cẩn thận, một số công ty có thể giảm tới 30% chi phí thiết bị. Kết quả phụ thuộc vào loại thiết bị, điều khoản của nhà cung cấp, mức độ sử dụng và chi phí vận hành hiện tại. ## 1. Kiểm tra toàn bộ chi phí của từng máy Tôi bắt đầu bằng một danh sách chi phí đơn giản: - Giá mua - Vận chuyển và lắp đặt - Đào tạo người vận hành - Sử dụng năng lượng hoặc nhiên liệu - Phí phần mềm hoặc dịch vụ - Phụ tùng thay thế - Bảo trì định kỳ - Công việc sửa chữa - Thời gian ngừng hoạt động - Giá trị bán lại hoặc thanh lý Danh sách này giúp tôi so sánh thiết bị trên tổng hóa đơn. Một chiếc máy có giá 20.000 USD có thể cần 6.000 USD để lắp đặt và hỗ trợ. Một mô hình khác có thể có giá 23.000 USD nhưng bao gồm thiết lập, đào tạo và gói dịch vụ dài hơn. Tùy chọn thứ hai có thể tạo ra chi phí vận hành thấp hơn trong vài năm. ## 2. Xem lại cách sử dụng thiết bị Công suất không sử dụng có thể làm tăng chi phí mà không cải thiện được sản lượng. Tôi hỏi ba câu hỏi thực tế: 1. Thiết bị chạy bao nhiêu giờ mỗi tuần? 2. Doanh nghiệp cần mức sản lượng nào? 3. Máy hiện tại có cung cấp những tính năng mà nhân viên hiếm khi sử dụng không? Một nhà sản xuất nhỏ có thể sử dụng máy cắt công suất cao chỉ vài giờ mỗi ngày. Một mô hình nhỏ hơn có thể đáp ứng nhu cầu sản xuất tương tự với mức sử dụng năng lượng thấp hơn và bảo trì đơn giản hơn. Điều này không có nghĩa là chọn máy nhỏ nhất. Thiết bị vẫn phải xử lý khối lượng công việc, nhu cầu an toàn và khối lượng sản xuất dự kiến. ## 3. So sánh các nhà cung cấp với cùng một danh sách kiểm tra. Báo giá của nhà cung cấp thường sử dụng các định dạng khác nhau. Một có thể bao gồm việc phân phối và thiết lập. Người khác có thể liệt kê các khoản phí này một cách riêng biệt. Tôi so sánh từng báo giá theo cùng một tiêu đề: - Giá thiết bị - Thời gian bảo hành - Phản hồi dịch vụ - Tình trạng sẵn có của bộ phận - Điều khoản giao hàng - Chi phí lắp đặt - Hỗ trợ đào tạo - Điều kiện thanh toán - Chi phí bảo trì dự kiến. Quá trình này giúp phát hiện các khoản phí ẩn dễ dàng hơn. Nó cũng giúp tôi có thế đứng vững chắc hơn khi yêu cầu một gói hàng tốt hơn. Nhà cung cấp không được hạ giá thiết bị nhưng công ty có thể cung cấp dịch vụ lắp đặt miễn phí, đào tạo bổ sung, phụ tùng thay thế hoặc thời gian hỗ trợ dài hơn. Những khoản này có thể ảnh hưởng đến tổng chi phí. ## 4. Yêu cầu gói thiết bị hoàn chỉnh Giá máy thấp không phải lúc nào cũng tạo ra ưu đãi tốt nhất. Tôi muốn yêu cầu một gói bao gồm các mục cần thiết để hoạt động bình thường. Tùy thuộc vào thiết bị, điều này có thể bao gồm: - Phụ tùng thay thế cơ bản - Hỗ trợ thiết lập - Đào tạo người dùng - Hướng dẫn bảo trì - Hỗ trợ từ xa - Phụ kiện an toàn - Truy cập phần mềm - Giao hàng và thử nghiệm Cách tiếp cận này giúp giảm khả năng nhận được máy không thể sử dụng được nếu không mua thêm. Yêu cầu phải cụ thể. Thay vì hỏi “Bạn có thể đưa ra mức giá tốt hơn không?” Tôi có thể hỏi: “Bạn có thể bao gồm việc lắp đặt, đào tạo người vận hành và bộ phụ tùng tiêu chuẩn trong giá niêm yết không?” ## 5. Giảm chi phí sửa chữa và thời gian ngừng hoạt động Chi phí thiết bị tăng lên khi việc bảo trì bị trì hoãn. Tôi tạo một bản ghi bảo trì cho mỗi máy. Hồ sơ có thể bao gồm: - Ngày bảo trì - Công việc đã hoàn thành - Các bộ phận được thay thế - Giờ vận hành - Lỗi được tìm thấy - Ngày bảo trì tiếp theo - Người chịu trách nhiệm Hồ sơ không cần phần mềm phức tạp. Bảng tính được chia sẻ có thể hoạt động cho một nhóm nhỏ. Bảo trì phòng ngừa có thể giúp giảm thiểu tình trạng ngừng hoạt động ngoài dự kiến ​​nhưng phải phù hợp với hướng dẫn của nhà sản xuất và tình trạng sử dụng thực tế của thiết bị. Thay thế các bộ phận quá sớm có thể gây lãng phí tiền bạc. Thay thế chúng quá muộn có thể gây ra việc sửa chữa lớn hơn. ## 6. Xem xét việc sử dụng năng lượng Chi phí năng lượng có thể thay đổi giá trị của một chiếc máy. Tôi kiểm tra công suất định mức, số giờ chạy trung bình và giá năng lượng tại địa phương. Một ước tính đơn giản như sau: Chi phí năng lượng hàng năm = mức sử dụng điện × số giờ vận hành × mức năng lượng Ví dụ: một máy 10 kW chạy 1.500 giờ mỗi năm sẽ sử dụng khoảng 15.000 kWh trước khi xem xét các yếu tố khác. So sánh con số này giữa hai máy có thể cho thấy sự khác biệt về chi phí mà bạn dễ bỏ qua khi mua. Thời gian nhàn rỗi cũng có vấn đề. Thiết bị luôn được cấp nguồn giữa các công việc có thể sử dụng năng lượng mà không tạo ra công suất. Chính sách tắt máy hoặc chế độ chờ có thể giúp kiểm soát chi phí này. ## 7. Xem xét cẩn thận thiết bị tân trang Thiết bị tân trang có thể giảm chi phí mua nhưng việc kiểm tra phải chi tiết. Tôi kiểm tra: - Tuổi và giờ hoạt động - Hồ sơ dịch vụ - Kết quả kiểm tra - Các bộ phận có sẵn - Hỗ trợ phần mềm còn lại - Điều khoản bảo hành - Điều kiện an toàn - Danh tiếng của người bán. Tôi cũng yêu cầu trình diễn trực tiếp khi có thể. Ảnh không thể hiển thị tiếng ồn, độ rung, hiệu suất chậm hoặc lỗi lặp đi lặp lại. Một chiếc máy được tân trang lại phù hợp với một số doanh nghiệp. Nó có thể không phù hợp với các hoạt động phụ thuộc vào sản xuất liên tục hoặc các bộ phận chuyên dụng. Quyết định phải phù hợp với rủi ro mà doanh nghiệp có thể quản lý. ## 8. Sử dụng một so sánh chi phí đơn giản Tôi so sánh thiết bị với tầm nhìn ba năm hoặc năm năm. | Mục chi phí | Lựa chọn A | Lựa chọn B | |---|---:|---:| | Mua hàng | 20.000 USD | 23.000 USD | | Thiết lập và đào tạo | 4.000 USD | Bao gồm | | Dự kiến ​​bảo trì | 7.000 USD | 4.500 USD | | Chi phí năng lượng | 9.000 USD | 7.000 USD | | Tổng số ước tính | 40.000 USD | 34.500 USD | Phương án B có giá mua cao hơn nhưng tổng chi phí ước tính thấp hơn. Các số liệu chỉ là ví dụ, không phải là lời hứa tiết kiệm. Mỗi doanh nghiệp nên thay thế chúng bằng báo giá của nhà cung cấp và dữ liệu vận hành nội bộ. Mục tiêu thực tế là xác định các khoản tiết kiệm được trên một số lĩnh vực thay vì mong đợi một đợt giảm giá lớn. Việc giảm 10% chi phí mua hàng, sử dụng năng lượng thấp hơn, ít sửa chữa hơn và các điều khoản tốt hơn đối với nhà cung cấp có thể tạo ra hiệu ứng tổng thể lớn hơn. ## Ví dụ thực tế Hãy tưởng tượng một công ty đóng gói cần một máy hàn kín thay thế. Nhóm nhận được báo giá chi phí thấp ở mức 18.000 USD. Sau khi bổ sung thêm việc lắp đặt, đào tạo, phụ tùng thay thế và sửa chữa dự kiến, chi phí trong ba năm lên tới 29.000 USD. Chiếc máy thứ hai có giá 21.000 USD. Nó bao gồm việc thiết lập và đào tạo, sử dụng ít năng lượng hơn và có nhà cung cấp phụ tùng địa phương. Chi phí ước tính trong ba năm của nó là 23.500 USD. Máy thứ hai có giá cao hơn khi bắt đầu, tuy nhiên doanh nghiệp có thể tiết kiệm được 5.500 USD trong suốt thời gian xem xét. Khoản tiết kiệm đó tương đương với khoảng 19% tổng chi phí ước tính của phương án đầu tiên. Công ty nên xác nhận các số liệu trước khi mua hàng. Nó cũng nên kiểm tra xem máy thứ hai có thể đáp ứng các yêu cầu về sản xuất và an toàn hay không. ## Quy trình xem xét ngắn gọn Tôi sử dụng trình tự này khi xem xét chi phí thiết bị: 1. Liệt kê mọi chi phí thiết bị hiện tại. 2. Ghi lại mức sử dụng thực tế và thời gian ngừng hoạt động. 3. Yêu cầu nhà cung cấp báo giá đầy đủ. 4. So sánh chi phí năng lượng, bảo trì và hỗ trợ. 5. Kiểm tra các phương án đã được tân trang lại nếu rủi ro có thể chấp nhận được. 6. Tính tổng chi phí trong nhiều năm. 7. Thảo luận các phát hiện với người điều hành và nhân viên tài chính. 8. Chọn phương án phù hợp với cả ngân sách và khối lượng công việc. Việc cắt giảm 30% chi phí thiết bị có thể thực hiện được đối với một số doanh nghiệp, nhưng không nên coi đó là kết quả đảm bảo. Một kế hoạch tiết kiệm đáng tin cậy đến từ dữ liệu tốt hơn, các câu hỏi rõ ràng về nhà cung cấp, bảo trì thường xuyên và quyết định mua hàng dựa trên tổng chi phí thay vì chỉ dựa trên giá cả.

Mua thiết bị làm việc có thể giống như một sự đánh đổi giữa chất lượng và chi phí. Các công cụ giá thấp có vẻ hữu ích ngay từ đầu, nhưng việc sửa chữa thường xuyên, làm việc chậm và mua thiết bị thay thế có thể làm tăng tổng hóa đơn. Thiết bị giá cao không phải lúc nào cũng là câu trả lời đúng. Tôi xem thiết bị như một hệ thống làm việc. Lựa chọn đúng đắn phải phù hợp với nhiệm vụ, không gian làm việc, số lượng người dùng và chi phí bảo trì. ### Bắt đầu từ công việc Trước khi so sánh sản phẩm, tôi ghi lại những gì thiết bị phải làm. - Nó sẽ được sử dụng thường xuyên như thế nào? - Ai sẽ sử dụng nó? - Nó cần tải trọng hoặc phạm vi làm việc như thế nào? - Có cần phải di chuyển giữa các địa điểm không? - Đội có thể sửa chữa hoặc bảo trì nó không? - Cần có những tính năng an toàn nào? Đội giao hàng có thể cần xe tải tay nhỏ gọn vừa với cửa hẹp. Một xưởng có thể cần một mô hình mạnh mẽ hơn để mang tải nặng hơn mỗi ngày. Việc trả tiền cho công suất bổ sung sẽ không có ý nghĩa gì khi thiết bị chỉ xử lý được công việc nhẹ nhàng. ### So sánh toàn bộ chi phí Giá mua chỉ bằng một phần ngân sách. Tôi cũng kiểm tra: - Phụ tùng thay thế - Mức sử dụng điện hoặc nhiên liệu - Phí dịch vụ - Nhu cầu vệ sinh - Không gian lưu trữ - Thời gian đào tạo - Tuổi thọ sử dụng dự kiến ​​Ví dụ: một công ty cảnh quan nhỏ có thể so sánh hai chiếc tông đơ chạy điện. Một chiếc có giá thấp hơn ở cửa hàng nhưng sử dụng pin khó thay thế. Cái còn lại có giá cao hơn và dùng chung pin với các công cụ mà nhóm đã sở hữu. Tùy chọn thứ hai có thể giảm việc mua pin dự phòng và đơn giản hóa công việc hàng ngày. Bảng chi phí cơ bản có thể cho thấy sự khác biệt: | Khu vực chi phí | Lựa chọn A | Lựa chọn B | |---|---:|---:| | Giá mua | $180 | $240 | | Pin bổ sung | $90 | $0 | | Phần hàng năm | $55 | $35 | | Chi phí ước tính cho hai năm | $380 | $310 | Giá nhãn dán thấp hơn không phải lúc nào cũng tạo ra chi phí hoạt động thấp hơn. ### Chọn các bộ phận dùng chung và cách chăm sóc đơn giản. Tôi thích những thiết bị có bộ phận thông dụng, hướng dẫn rõ ràng và hỗ trợ dịch vụ dễ dàng tiếp cận. Pin, bộ lọc, bánh xe hoặc cáp tiêu chuẩn có thể giảm độ trễ khi cần sửa chữa nhỏ. Chăm sóc cũng ảnh hưởng đến ngân sách. Thói quen vệ sinh năm phút sau mỗi ca làm việc có thể giúp ngăn bụi, hơi ẩm hoặc mài mòn gây ra các vấn đề lớn hơn. Tôi ghi lại những ngày bảo trì cơ bản vào một bảng tính dùng chung để nhóm biết những gì đã được kiểm tra và những gì cần chú ý. ### Kiểm tra trước khi mua rộng hơn Khi có thể, tôi mua hoặc thuê một căn hộ để dùng thử trong thời gian ngắn. Tôi yêu cầu những người sử dụng nó hàng ngày kiểm tra sự thoải mái, tốc độ, tiếng ồn, khả năng lưu trữ và khả năng tiếp cận sửa chữa. Phản hồi của họ thường tiết lộ những vấn đề mà trang sản phẩm không hiển thị. Một công cụ có thể hoạt động tốt nhưng cảm thấy quá nặng sau vài giờ. Xe đẩy có thể chở tải trọng quy định nhưng không thể lọt qua lối vào nơi làm việc. Lựa chọn thiết bị thông minh hơn không phải là chọn sản phẩm đắt tiền nhất. Đó là việc kết hợp thiết bị với công việc thực tế, theo dõi toàn bộ chi phí và đưa ra ý kiến ​​của người dùng trước khi cam kết ngân sách. Cách tiếp cận đó có thể giảm lãng phí trong khi vẫn duy trì hiệu quả của nhóm.

Nhiều doanh nghiệp tập trung vào giá mua thiết bị mà bỏ qua chi phí sử dụng hàng ngày. Điện, nước, bảo trì, thời gian nhàn rỗi và chất thải sản phẩm có thể tăng lên theo năm tháng. Tôi nhìn thiết bị thông minh từ một góc độ rộng hơn. Lựa chọn đúng đắn phải phù hợp với cách nhóm của tôi làm việc, hỗ trợ hiệu suất ổn định và giúp kiểm soát chi phí vận hành mà không tạo thêm nhiệm vụ. Quá trình mua hàng thực tế bắt đầu từ tình hình hiện tại. - Kiểm tra lượng năng lượng và nước mà các thiết bị hiện có sử dụng. - Ghi lại chi phí sửa chữa và các cuộc gọi dịch vụ. - Lưu ý thời điểm sử dụng thiết bị thường xuyên nhất. - Xác định sự chậm trễ, lãng phí và các công việc thủ công lặp đi lặp lại. - Hỏi nhân viên những vấn đề nào ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của họ. Những chi tiết này giúp tôi so sánh thiết bị dựa trên tổng chi phí vận hành thay vì chỉ dựa trên giá của nó. Các tính năng thông minh có thể hỗ trợ kiểm soát tốt hơn. Bộ hẹn giờ có thể làm giảm hoạt động nhàn rỗi. Cảm biến có thể điều chỉnh hiệu suất khi nhu cầu thay đổi. Các công cụ giám sát có thể hiển thị những thay đổi bất thường về nhiệt độ, mức sử dụng điện năng hoặc nhu cầu dịch vụ. Một số hệ thống cũng cung cấp các báo cáo sử dụng đơn giản, giúp phát hiện các mẫu dễ dàng hơn. Ví dụ: một quán cà phê nhỏ có thể sử dụng tủ lạnh suốt cả ngày nhưng chỉ mở tủ lạnh trong thời gian phục vụ nhất định. Một mô hình có chức năng theo dõi nhiệt độ có thể giúp nhân viên xác định cửa không đóng đúng cách hoặc có vấn đề về làm mát trước khi sản phẩm được bảo quản bị ảnh hưởng. Quán cà phê vẫn cần được vệ sinh và kiểm tra thường xuyên, tuy nhiên dữ liệu mang lại cho nhóm một cách khác để nhận thấy sớm các vấn đề. Ý tưởng tương tự cũng áp dụng cho văn phòng, nhà xưởng, khách sạn, cửa hàng và cơ sở sản xuất nhẹ. Một thiết bị thông minh không thể thay thế được việc quản lý tốt. Nó cung cấp cho mọi người thông tin rõ ràng hơn cho các quyết định hàng ngày. Tôi cũng so sánh thiết bị qua các câu hỏi sau: 1. Chi phí vận hành mỗi tháng là bao nhiêu? 2. Nhân viên của tôi có thể sử dụng bộ điều khiển mà không cần đào tạo lâu dài không? 3. Nhà cung cấp có hướng dẫn bảo trì rõ ràng không? 4. Các phụ tùng thay thế và các lựa chọn dịch vụ có sẵn ở khu vực của tôi không? 5. Thiết bị có thể hoạt động với hệ thống hiện tại của tôi không? 6. Liệu các chức năng thông minh có còn hữu ích sau năm đầu tiên không? Một thiết bị có nhiều tính năng có thể không phải là lựa chọn phù hợp nếu nhóm của tôi hiếm khi sử dụng chúng. Giám sát đơn giản, điều khiển đáng tin cậy và vệ sinh dễ dàng có thể mang lại nhiều giá trị hơn một danh sách dài các chức năng. Kế hoạch mua hàng cũng quan trọng. Tôi thích so sánh một số mô hình có cùng công suất và điều kiện làm việc. Nhìn vào nhãn năng lượng, điều khoản bảo hành, phạm vi dịch vụ và bảo trì dự kiến ​​cho tôi cái nhìn rõ ràng hơn về chi phí dài hạn. Cài đặt cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất. Thông gió kém, cài đặt không đúng, bảo quản quá tải hoặc bố trí không phù hợp có thể làm tăng mức sử dụng năng lượng. Tôi đảm bảo thiết bị có đủ không gian, nhận đúng nguồn điện và được lắp đặt theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Thói quen của nhân viên cũng ảnh hưởng tới việc tiết kiệm. Tôi huấn luyện nhóm tắt thiết bị khi thích hợp, đóng cửa, làm sạch bộ lọc, tránh quá tải và báo cáo những âm thanh hoặc thay đổi nhiệt độ bất thường. Những hành động nhỏ sẽ trở nên hữu ích khi chúng dễ thực hiện. Tôi theo dõi một vài số liệu đơn giản sau khi lắp đặt: - Mức sử dụng năng lượng hàng tháng - Lượng nước tiêu thụ, khi thích hợp - Chi phí sửa chữa và dịch vụ - Thời gian ngừng hoạt động - Lãng phí vật liệu hoặc sản phẩm - Thời gian dành cho các công việc thường ngày. Một bản đánh giá ngắn mỗi tháng giúp tôi biết liệu thiết bị có hỗ trợ hoạt động kinh doanh như mong đợi hay không. Nếu kết quả không rõ ràng, tôi sẽ kiểm tra cài đặt, thói quen sử dụng và bảo trì trước khi quyết định rằng thiết bị không mang lại giá trị. Thiết bị thông minh hoạt động tốt nhất khi nó giải quyết được một vấn đề kinh doanh thực sự. Giá mua thấp hơn có thể phù hợp với khu vực ít sử dụng, trong khi mẫu hiệu quả hơn có thể phù hợp với thiết bị hoạt động trong nhiều giờ. Quyết định đúng đắn phụ thuộc vào khối lượng công việc, không gian, nhân viên, khả năng tiếp cận dịch vụ và chi phí vận hành. Tôi không chọn thiết bị vì nó có nhiều tính năng nhất. Tôi chọn nó vì tôi hiểu nó sẽ làm gì, chi phí để vận hành là bao nhiêu và nhóm của tôi sẽ sử dụng nó hàng ngày như thế nào. Cách tiếp cận đó có thể hỗ trợ kiểm soát chi phí tốt hơn trong khi vẫn đảm bảo công việc thực tế và đáng tin cậy.

Nhiều doanh nghiệp cố gắng cắt giảm chi phí bằng cách yêu cầu mọi người làm việc nhanh hơn. Cách tiếp cận đó thường tạo ra nhiều thời gian hơn, các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và những lỗi nhỏ cần nhiều thời gian hơn để sửa chữa. Tôi nhận thấy rằng làm việc thông minh hơn bắt đầu bằng một câu hỏi đơn giản: Thời gian và tiền bạc của chúng ta đi đâu mỗi tuần? Khi trả lời được câu hỏi đó, tôi có thể loại bỏ sự lãng phí mà không làm giảm chất lượng công việc. ### Bắt đầu bằng việc kiểm tra công việc ngắn hạn Trong năm ngày làm việc, tôi theo dõi các nhiệm vụ mất nhiều thời gian nhất. Tôi ghi lại: - Tên nhiệm vụ - Người chịu trách nhiệm - Công cụ được sử dụng - Thời gian sử dụng - Lý do thực hiện nhiệm vụ - Kết quả mà nó tạo ra Quá trình này thường tiết lộ công việc cảm thấy cần thiết nhưng mang lại ít giá trị. Một nhóm thiết kế nhỏ mà tôi đã nói chuyện cùng có ba công cụ riêng biệt để lưu trữ tệp, tin nhắn của nhóm và cập nhật dự án. Nhóm đã dành vài giờ mỗi tuần để sao chép thông tin từ hệ thống này sang hệ thống khác. Họ đã xem lại quy trình của mình, chuyển các bản cập nhật quan trọng vào một không gian làm việc chung và xóa một đăng ký không sử dụng. Sự thay đổi không yêu cầu nhân viên mới hoặc ngày làm việc dài hơn. Nó đến từ việc nhìn thấy toàn bộ quá trình. ### Bảo vệ công việc tập trung Các tin nhắn liên tục có thể khiến một tác vụ bình thường trở nên khó khăn. Tôi cố gắng nhóm thông tin liên lạc thành các khoảng thời gian nhất định thay vì kiểm tra mọi cảnh báo khi nó xuất hiện. Một thói quen đơn giản có thể giúp: - Kiểm tra các tin nhắn khẩn cấp vào đầu ngày - Đặt khoảng thời gian rõ ràng cho các câu hỏi của nhóm - Tắt thông báo khi đang tập trung làm việc - Viết ra những nhiệm vụ cần trả lời sau - Xem lại các mục đang mở trước khi kết thúc ngày Phương pháp này giúp tâm trí có nhiều thời gian hơn để hoàn thành một nhiệm vụ trước khi chuyển sang nhiệm vụ khác. Nó cũng giảm chi phí chuyển đổi giữa email, cuộc gọi, tài liệu và tin nhắn trò chuyện. Nhân viên hỗ trợ khách hàng có thể cần trả lời nhiều câu hỏi trong ca làm việc. Việc nhóm các yêu cầu tương tự nhau có thể giúp nhân viên đó duy trì cùng một quy trình tinh thần. Các câu trả lời trở nên nhất quán hơn và mất ít thời gian hơn để xây dựng lại bối cảnh. ### Sử dụng các hệ thống đơn giản cho các tác vụ lặp đi lặp lại Công việc lặp đi lặp lại không phải lúc nào cũng cần phần mềm đắt tiền. Danh sách kiểm tra rõ ràng, mẫu dùng chung hoặc tên tệp tiêu chuẩn có thể giải quyết nhiều vấn đề hàng ngày. Tôi sử dụng mẫu cho các nhiệm vụ theo cùng một mẫu, bao gồm: - Email theo dõi khách hàng - Ghi chú cuộc họp - Bàn giao dự án - Báo giá dịch vụ - Báo cáo hàng tuần - Hướng dẫn nhân viên mới Một mẫu nên hướng dẫn công việc, không làm cho nó cứng nhắc. Tôi để lại khoảng trống cho những chi tiết cần phản hồi cá nhân. Điều này giúp quá trình diễn ra hiệu quả mà không khiến mọi khách hàng đều nhận được cùng một thông điệp. Khi một nhiệm vụ được lặp lại thường xuyên, tôi hỏi ba câu hỏi: 1. Tôi có thể bỏ bước nào không? 2. Tôi có thể thực hiện một bước dễ lặp lại hơn không? 3. Người khác có thể hiểu quy trình mà không cần hỏi tôi không? Những câu hỏi này giúp biến kiến ​​thức cá nhân thành nguồn tài nguyên hữu ích cho nhóm. ### Xem lại đăng ký và công cụ Nhiều công ty trả tiền cho những công cụ mà họ hiếm khi sử dụng. Đánh giá hàng tháng có thể cho thấy dịch vụ nào hỗ trợ công việc hàng ngày và dịch vụ nào không hoạt động. Tôi kiểm tra: - Số lượng người dùng đang hoạt động - Các tính năng mà mọi người thực sự sử dụng - Các công cụ trùng lặp có chức năng tương tự - Ngày gia hạn - Giới hạn lưu trữ và sử dụng - Các gói chi phí thấp hơn có sẵn Tôi không xóa một công cụ chỉ vì nó có phí hàng tháng. Một công cụ hữu ích có thể tiết kiệm nhiều thời gian hơn chi phí. Sự lựa chọn tốt hơn đến từ việc so sánh giá cả với công việc mà nó hỗ trợ. Ví dụ: một nền tảng lập lịch có thể đắt hơn một lịch cơ bản nhưng nó có thể giảm các cuộc hẹn bị lỡ và lời nhắc thủ công. Một lựa chọn chi phí thấp không phải lúc nào cũng là quyết định có chi phí thấp nhất. ### Làm cho cuộc họp có chỗ đứng. Cuộc họp phải có lý do rõ ràng, chương trình nghị sự ngắn gọn và bước tiếp theo hữu ích. Nếu thông tin tương tự có thể được chia sẻ trong tin nhắn hoặc tài liệu thì có thể không cần phải họp. Trước khi chấp nhận một cuộc họp, tôi tìm kiếm: - Một quyết định rõ ràng để đưa ra - Những người cần tham dự - Thông tin cần thiết - Độ dài dự kiến ​​- Hành động diễn ra sau đó Trong cuộc họp, tôi viết ra quyết định và người chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ tiếp theo. Điều này ngăn cản chủ đề tương tự quay trở lại vài ngày sau đó. Một cuộc họp kéo dài 20 phút với sáu người sử dụng tổng cộng hai giờ làm việc. Đó có thể là một cuộc trao đổi công bằng khi cuộc họp giải quyết được một vấn đề thực sự. Sẽ thật lãng phí khi không ai biết điều gì sẽ xảy ra sau cuộc gọi. ### Cải thiện khả năng chuyển giao giữa mọi người Công việc thường bị chậm lại khi một người hoàn thành nhiệm vụ và người khác phải tìm kiếm những chi tiết còn thiếu. Một bản chuyển giao rõ ràng có thể bao gồm: - Những gì đã được hoàn thành - Những gì còn mở - Các tập tin và liên kết - Thông tin chi tiết về khách hàng có liên quan - Thời hạn tiếp theo - Các câu hỏi cần câu trả lời Tôi thích những ghi chú chuyển giao ngắn gọn hơn là những lời giải thích dài dòng. Một ghi chú hữu ích cho phép người tiếp theo bắt đầu mà không cần gửi nhiều tin nhắn tiếp theo. Điều này quan trọng trong bán hàng, dịch vụ khách hàng, thiết kế, vận hành và nhiều lĩnh vực khác. Công việc có thể khác nhau, nhưng vấn đề thì giống nhau: thiếu thông tin sẽ tạo ra thêm lao động. ### Đo lường kết quả hữu ích Tiết kiệm tiền không phải là thước đo duy nhất. Tôi cũng xem xét thời gian tiết kiệm được, phản hồi của khách hàng, tỷ lệ lỗi và khối lượng công việc của nhóm. Một đánh giá đơn giản hàng tháng có thể bao gồm: - Số giờ dành cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại - Chi phí phần mềm - Số lượng dự án bị trì hoãn - Thời gian phản hồi của khách hàng - Lỗi lặp lại - Nhiệm vụ vẫn phụ thuộc vào một người. Những con số này không cần phải hoàn hảo. Chúng cần phải đủ nhất quán để thể hiện các khuôn mẫu. Nếu một thay đổi làm giảm chi tiêu nhưng gây ra nhiều sai lầm hơn thì đó có thể không phải là một thay đổi tốt. Nếu một quy trình mới cần chút thời gian để thiết lập nhưng loại bỏ công việc lặp đi lặp lại hàng tuần, thì quy trình đó có thể mang lại kết quả tốt hơn trong thời gian dài hơn. Làm việc thông minh hơn và chi tiêu ít hơn được kết nối bằng những quyết định tốt hơn. Tôi bắt đầu bằng việc quan sát công việc, loại bỏ các bước ít mang lại giá trị và cung cấp cho mọi người những công cụ đơn giản mà họ có thể tự tin sử dụng. Mục tiêu không phải là làm cho mỗi phút đều bận rộn. Mục tiêu là sử dụng thời gian, tiền bạc và sự chú ý để tạo ra kết quả hữu ích.

Nhiều doanh nghiệp nhìn vào giá thiết bị và dừng lại ở đó. Tôi cũng từng làm như vậy. Sau đó, tôi nhận thấy rằng giá mua thấp có thể che giấu hóa đơn năng lượng cao hơn, việc sửa chữa thường xuyên, sản xuất chậm và mất thời gian của nhân viên. Thiết bị tốt hơn không phải lúc nào cũng có nghĩa là mẫu mới nhất hoặc đắt tiền nhất. Điều đó có nghĩa là chọn một chiếc máy phù hợp với công việc, sử dụng tài nguyên một cách khôn ngoan và dễ bảo trì. ## Nhìn giá đầy đủ mình so sánh hơn giá trên báo giá. Danh sách kiểm tra của tôi bao gồm: - Giá mua - Mức sử dụng năng lượng hoặc nhiên liệu - Bảo trì dự kiến ​​- Phụ tùng thay thế - Đào tạo nhân viên - Nhu cầu lắp đặt - Rủi ro ngừng hoạt động - Tuổi thọ sử dụng hữu ích - Các phương án bán lại hoặc thải bỏ Máy có chi phí thấp hơn khi mới bắt đầu có thể sử dụng nhiều điện hơn mỗi tháng. Một mô hình khác có thể đắt hơn nhưng cần sửa chữa ít hơn. Sự lựa chọn tốt hơn phụ thuộc vào tổng chi phí trong khoảng thời gian tôi dự định sử dụng nó. ## Điều chỉnh thiết bị phù hợp với khối lượng công việc Thiết bị quá khổ thường gây lãng phí không gian, năng lượng và ngân sách. Thiết bị có kích thước nhỏ có thể phải chịu áp lực lớn và cần sửa chữa thường xuyên hơn. Tôi hỏi một số câu hỏi thực tế: - Thiết bị sẽ hoạt động bao nhiêu giờ mỗi ngày? - Thời gian làm việc bận rộn nhất là khi nào? - Nhu cầu có thay đổi trong năm không? - Máy cần xử lý một hay nhiều công việc? - Nguồn điện, nước, hệ thống thông gió hoặc diện tích sàn hiện tại của chúng ta có thể hỗ trợ được không? Ví dụ, một tiệm bánh nhỏ có thể không cần lò nướng thương mại lớn nhất. Một mô hình có kích thước phù hợp cho hoạt động sản xuất hàng ngày có thể sử dụng ít năng lượng hơn và giúp việc lập kế hoạch trở nên dễ dàng hơn. Nếu tiệm bánh mong đợi sự tăng trưởng ổn định, họ có thể so sánh chi phí của một chiếc lò nướng lớn hơn với chi phí mua thêm chiếc lò thứ hai sau đó. Kích thước phù hợp sẽ dành chỗ cho nhu cầu bình thường mà không phải trả tiền cho dung lượng không được sử dụng. ## Kiểm tra mức sử dụng năng lượng trước khi mua Hiệu quả sử dụng năng lượng ảnh hưởng đến chi phí vận hành hàng ngày. Tôi xem lại nhãn thiết bị, bảng kỹ thuật và mức tiêu thụ ước tính thay vì dựa vào những tuyên bố chung chung. Đối với thiết bị điện, tôi kiểm tra: - Định mức công suất - Số giờ hoạt động trung bình - Mức tiêu thụ ở chế độ chờ - Yêu cầu sưởi ấm hoặc làm mát - Các chế độ tiết kiệm năng lượng sẵn có Một ước tính đơn giản có thể giúp: Chi phí năng lượng ước tính hàng năm = mức sử dụng điện × số giờ hoạt động × tỷ lệ năng lượng cục bộ Kết quả này không phải là sự đảm bảo. Chi phí thực tế phụ thuộc vào khối lượng công việc, cài đặt và mức giá địa phương. Nó cho tôi một sự so sánh hữu ích giữa các mô hình. Đối với thiết bị sử dụng gas, nước, khí nén hoặc nhiên liệu, tôi cũng áp dụng phương pháp tương tự. Những khác biệt nhỏ trở nên dễ nhận thấy hơn khi máy hoạt động hàng ngày. ## Xem xét quyền truy cập bảo trì Máy không tiết kiệm tiền trong khi chờ sửa chữa. Trước khi chọn thiết bị, tôi hỏi: - Các phụ tùng thông dụng có sẵn ở địa phương không? - Kỹ thuật viên được đào tạo có thể bảo trì máy không? - Việc bảo trì định kỳ diễn ra bao lâu một lần? - Nhân viên có thể tiếp cận bộ lọc, dây đai, cống hoặc tấm một cách an toàn không? - Nhà cung cấp có hướng dẫn dịch vụ rõ ràng không? Tôi cũng kiểm tra các điều khoản bảo hành một cách cẩn thận. Tôi muốn biết những gì được bảo hiểm, những gì bị loại trừ và ai trả tiền nhân công hoặc vận chuyển. Một thiết kế đơn giản với các bộ phận có thể tiếp cận được có thể phù hợp với hoạt động bận rộn hơn là một hệ thống phức tạp cần có sự hỗ trợ của chuyên gia cho công việc thường ngày. ## Đo thời gian ngừng hoạt động như một chi phí kinh doanh Khi máy dừng, chi phí có thể cao hơn hóa đơn sửa chữa. Đơn đặt hàng có thể bị trì hoãn. Nhân viên có thể chờ đợi. Khách hàng có thể nhận được thời gian giao hàng khác. Tôi ước tính hiệu quả bằng các câu hỏi như: - Mỗi giờ sản xuất được bao nhiêu sản phẩm? - Chi phí lao động nào tiếp tục trong thời gian ngừng hoạt động? - Máy khác có thể đảm nhận nhiệm vụ này không? - Thời gian sửa chữa thông thường thường mất bao lâu? - Có sẵn quy trình sao lưu không? Thông tin này giúp tôi đánh giá liệu thiết bị dự phòng, thỏa thuận dịch vụ hoặc các bộ phận thay thế cơ bản có nên nằm trong kế hoạch thiết bị hay không. ## Yêu cầu bằng chứng hữu ích Tôi không dựa vào những lời hứa chung chung như “chi phí thấp hơn” hoặc “hiệu suất tốt hơn”. Tôi yêu cầu chi tiết có thể được kiểm tra. Các tài liệu hữu ích có thể bao gồm: - Dữ liệu năng lượng - Thông tin về công suất - Lịch bảo trì - Danh sách bộ phận - Điều kiện bảo hành - Yêu cầu lắp đặt - Hướng dẫn sử dụng - Điều khoản phản hồi dịch vụ Tôi so sánh thông tin giống nhau giữa các nhà cung cấp. Sự so sánh rõ ràng giúp dễ dàng tách biệt giá trị thực tế khỏi ngôn ngữ bán hàng. ## Đào tạo người sử dụng máy Ngay cả thiết bị phù hợp cũng có thể lãng phí tiền khi nhân viên không biết sử dụng đúng cách. Tôi tạo một hướng dẫn vận hành ngắn gọn bao gồm: - Khởi động và tắt máy - Cài đặt đề xuất - Công việc vệ sinh - Kiểm tra hàng ngày - Quy trình an toàn - Dấu hiệu tiếng ồn, nhiệt hoặc rung bất thường - Đúng người cần liên hệ khi xuất hiện lỗi. Đào tạo không cần kéo dài. Một phiên họp ngắn, một danh sách kiểm tra rõ ràng và phản hồi thường xuyên có thể ngăn ngừa những sai sót có thể tránh được. ## Đánh giá hiệu suất sau khi cài đặt Quyết định mua hàng chỉ là một phần của quá trình. Tôi theo dõi thiết bị sau khi nó bắt đầu hoạt động. Các biện pháp hữu ích bao gồm: - Sử dụng năng lượng - Sản lượng mỗi giờ - Tần suất sửa chữa - Chi phí bảo trì - Thời gian ngừng hoạt động - Lãng phí vật liệu - Phản hồi của nhân viên Tôi so sánh kết quả với ước tính được sử dụng trong quá trình mua hàng. Nếu các con số khác nhau, tôi xem xét cài đặt, khối lượng công việc và thói quen vận hành trước khi đổ lỗi cho thiết bị. Quan điểm của tôi rất đơn giản: thiết bị tốt hơn sẽ giúp công việc được kiểm soát dễ dàng hơn chứ không chỉ làm cho tài liệu quảng cáo trông đẹp hơn. Hóa đơn năng lượng thấp hơn sẽ giúp ích, nhưng hiệu quả đầu ra cũng đáng tin cậy, bảo trì dễ dàng hơn và ít gây gián đoạn hơn cho nhóm. Khi tôi so sánh toàn bộ chi phí, chọn kích thước phù hợp, kiểm tra quyền truy cập dịch vụ và đo lường kết quả sau khi lắp đặt, việc quản lý chi tiêu thiết bị trở nên dễ dàng hơn. Mục tiêu không phải là mua thêm. Mục tiêu là chọn các công cụ hỗ trợ công việc mà không gây áp lực lên ngân sách.

Giảm 30% chi phí không bắt đầu bằng việc cắt giảm nhân sự, hạ thấp chất lượng hay chọn nhà cung cấp rẻ nhất. Nó bắt đầu bằng việc xem tiền sẽ rời khỏi doanh nghiệp ở đâu mà không mang lại đủ giá trị. Tôi bắt đầu bằng việc xem xét đơn giản về ba tháng vừa qua. Tôi xem hóa đơn của nhà cung cấp, đăng ký phần mềm, phí giao hàng, hoàn tiền, làm thêm giờ, lưu kho và hàng tồn kho chưa sử dụng. Những khoản phí nhỏ thường được giấu kín vì chúng xuất hiện trên các tờ tiền khác nhau. Khi tôi đặt chúng vào một danh sách, việc lãng phí lặp đi lặp lại sẽ dễ dàng được phát hiện hơn. Việc xem xét chi phí thực tế có thể thực hiện theo các bước sau: - Liệt kê mọi chi phí thường xuyên. Bao gồm các hóa đơn cố định, phí dựa trên việc sử dụng, phí dịch vụ và mua hàng một lần. - Nhóm các chi phí tương tự nhau. Một số nhóm có thể thanh toán cho các công cụ riêng biệt có cùng chức năng. Một kế hoạch chung có thể đáp ứng nhu cầu tương tự với chi phí thấp hơn. - Kiểm tra mức sử dụng trước khi gia hạn. Một công ty có thể trả tiền cho 100 chỗ phần mềm trong khi chỉ có 64 người sử dụng nền tảng. Việc điều chỉnh kế hoạch có thể giảm hóa đơn hàng tháng mà không ảnh hưởng đến công việc hàng ngày. - Xem lại các điều khoản của nhà cung cấp. Hỏi về số lượng đặt hàng, lịch giao hàng, điều khoản thanh toán và phí dịch vụ. Một thay đổi nhỏ về tần suất giao hàng có thể làm giảm chi phí vận chuyển và lưu kho. - Theo dõi lãng phí ảnh hưởng đến dòng tiền. Hàng tồn kho bị hư hỏng, đơn đặt hàng trùng lặp, sản phẩm bị trả lại và giao hàng gấp có thể tạo ra những chi phí không bao giờ xuất hiện trong ngân sách ban đầu. - Thử nghiệm từng thay đổi một. Khi có nhiều thay đổi xảy ra cùng nhau, thật khó để biết hành động nào tạo ra kết quả. Một bài kiểm tra ngắn giúp nhóm có được dữ liệu rõ ràng hơn. Hãy xem xét một nhà bán lẻ trực tuyến nhỏ chi mạnh tay cho việc đóng gói. Doanh nghiệp có thể sử dụng năm kích cỡ hộp, mặc dù hầu hết các đơn đặt hàng đều có hai kích cỡ. Ít loại hộp hơn có thể giảm nhu cầu lưu trữ, thời gian đóng gói và lãng phí vật liệu. Khoản tiết kiệm có thể không tự đạt tới 30%, nhưng nó có thể hỗ trợ kế hoạch chi phí rộng hơn khi kết hợp với các quy tắc vận chuyển tốt hơn và ít mua hàng khẩn cấp hơn. Mức giảm 30% nên được coi là mục tiêu chứ không phải là kết quả được đảm bảo. Mỗi doanh nghiệp có một cơ cấu chi phí khác nhau. Một công ty có thể giảm chi tiêu cho phần mềm, trong khi một công ty khác có thể thu được nhiều lợi ích hơn từ việc kiểm soát hàng tồn kho hoặc đánh giá nhà cung cấp. Cách tiếp cận của tôi rất đơn giản: bảo vệ chất lượng sản phẩm, duy trì dịch vụ đáng tin cậy và loại bỏ các khoản chi tiêu không hỗ trợ khách hàng hoặc hoạt động. Đó là nơi bắt đầu tiết kiệm hợp lý. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm Sun Lei: sales@funruntech.com/WhatsApp +8613616272339.

1 Cơ quan Năng lượng Quốc tế 2023 Hiệu quả Năng lượng 2023 2 Hướng dẫn Thực hành Tốt nhất về Vận hành và Bảo trì 2022 của Bộ Năng lượng Hoa Kỳ 3 Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế 2017 Tổng quan về quản lý tài sản ISO 55000 Các nguyên tắc và thuật ngữ 4 Viện Mua sắm và Cung ứng Đặc quyền 2022 Quản lý quan hệ nhà cung cấp hiệu quả 5 Cơ quan Bảo vệ Môi trường Hoa Kỳ 2023 Hướng dẫn về Ngôi sao Năng lượng về Hiệu suất Thiết bị Thương mại 6 McKinsey & Company 2020 Tương lai của Hiệu quả nguồn lực hoạt động và quản lý chi phí